企业计算机中常见的电子文件管理方法的分析与分析

　　企业计算机中常见的电子文件管理方法的分析与分析

　　■1.档案管理现状

　　企业计算机中存在大量电子文件，其中收录大量技术和商业信息和机密。目前大部分用户都是通过文件服务器的共享文件夹方式对文件进行集中管理。这种方法虽然简单，但不能精确控制文件权限，无法实现版本控制、签入签出（独占修改）等管理要求。例如，无法精确控制用户可以查看哪些文件以及可以修改哪些文件。

　　如果用户安装各种现有的文件管理软件（包括各种PDM、PLM、DM等）来控制文件权限，实现各种管理需求，工作就会变得非常复杂。与共享文件夹相比，这些软件并不好用；并且在软件效率、稳定性和安全性方面存在缺陷。

　　最好能直接为用户现有的文件服务器提供精确的访问控制和各种管理功能。 SafeShare 的创新技术可以做到这一点。

　　文档管理要求包括：

　　授权使用。用户根据设置的权限使用服务器上的资源。安全控制。用户的使用不会损坏服务器上的文件而导致文件泄露。管理需要。签入签出（独家修改）、文件版本管理等

　　当前用户两种文件管理方式解析：

　　方法一：使用windows文件共享机制

　　方法：设置文件服务器的共享文件，控制文件的用户和操作权限（只读/修改）。

　　优点：操作简单，直接使用windows的文件结构和共享方式，便于用户理解和使用。

　　缺点：

　　无法实现精准的权限控制，比如对共享文件的浏览、打印、下载、授权管理等权限控制；安全漏洞。无论采用何种共享方式，用户都可以将文件复制到本地，容易造成文件丢失和泄露；无法实现签入签出（独占修改）、文件版本管理等进一步的管理要求。管理界面。而且共享文件夹层次多，无法做到精准的权限控制。

　　结论：这是一种“低级”的文件管理方式，不能满足用户更高的文件管理需求。

　　方法二：使用现有的各种文件管理软件（包括PDM、PLM、E​​DM等）

　　方法：用户安装使用一些文件管理软件。

　　优点：可以详细管理文件的操作权限，实现文件签入签出（独占修改）、版本控制等管理功能。

　　缺点：

　　这类软件在服务器端有一个数据库和一个“文件库”。这种基于数据库应用的技术路线使得软件开发、项目实施和用户使用都变得困难。例如：目前还没有一款管理软件可以很好的支持所有3D设计软件的图纸管理。用户有疑问。由于数据库和文件库的存储形式并不像用户习惯的windows文件夹那样“所见即所得”，一旦出现软件故障，用户担心会丢失大量文件。文件库。使用不方便。改变用户在Windows资源管理器下的文件操作习惯，需要学习软件的使用方法。系统运行需要大量的前期工作。例如：需要先将文件添加到“文件库”中，还需要定义文件的使用权限。安全方面存在漏洞。有权限使用文件（如浏览）的用户，实际上是下载一份文件到机器上打开（一般是作为临时文件隐藏起来，但稍有常识的客户可以轻松使用FileMon等文件监控软件发现这些文件的副本痕迹）。另外，编辑服务器文件的用户可以方便地使用编辑软件（如word、autocad等）的“另存为”功能来获取文件的副本。

　　结论：技术方案有缺陷，造成了很多技术问题。目前，文件管理软件种类繁多，但没有一种能在各行各业得到广泛应用。

　　■ 2.SafeShare 可以做什么？

　　SafeShare 允许用户直接对文件共享服务器进行精准的权限管理，实现共享文件集中存储、权限控制、安全使用等核心管理功能。

　　在技术实现上，SafeShare直接继承和扩展了windows的文件管理和安全机制：

　　可以方便的管理文件权限。可精准控制文件浏览、打印、下载、签入签出（防止并发修改）等操作。实现协同工作、文件版本管理等进一步的管理功能。实现文件的安全使用。

　　例如，定义一个人可以浏览或修改哪些文件。在浏览或编辑文件的过程中，他无法获得文件的副本，也无法保存文件或文件的内容。否则，文档的副本可能会被带走，导致泄漏。

　　*注：无论是共享文件夹还是现有的文件管理软件都没有真正解决文件的安全使用问题。

　　■3.SafeShare 的创新与优势

　　A.技术创新

　　扩展windows操作系统的文件管理和安全架构，实现管理功能。 SafeShare 可以与 windows 上的所有应用软件无缝集成，尤其支持所有 3D 设计软件。例如：Proe、UG、SolidWorks、SolidEdge等，这往往是高端PDM软件只能部分实现的功能。软件运行截图1（支持3D CAD） SafeShare的内核模块可以通过操作系统补丁自动升级，软件系统的稳定性、可靠性和效率达到windows级别。

　　B.功能创新

　　可以安全地使用服务器上的文件资源（例如浏览和编辑），确保即使是文件的用户也无法获得文件的副本，从而避免了服务器文件的丢失和泄露。可精确控制服务器文件的浏览、打印、下载、签入、签出（防止并发修改）的操作权限。

　　C.易用性创新

　　SafeShare 和 windows 共享文件的管理方式完全一样。

　　可即装即用，直接管理已有的文件服务器，无需数据初始化，最大限度降低培训学习成本。 SafeShare 不会给用户带来任何麻烦和隐患。一旦停止使用，文件服务器的文件仍会保存在共享文件夹中，不会损坏或丢失。 SafeShare 是一款“绿色”管理软件。

　　■4.SafeShare 系统结构

　　SafeShare 软件由两部分组成：服务器和客户端：

　　■5.SafeShare 的应用领域

　　SafeShare 可以在不改变公司现有工作模式的情况下，大幅提升公司文档管理水平，实现以下核心文件的集中管理、权限控制、版本管理、协同工作和安全使用：

　　■6.产品资质

　　SafeShare 软件凭借其在文件安全方面的创新特性，获得了中国最高级别的“国家安全局”证书，并有资格竞标政府/军队/军事相关单位的数据管理项目。此外，我们还申请并获得了多项发明专利，SafeShare软件所采用的创新技术受国家知识产权保护！

　　证书请咨询国家安全局网站！ (产品代码ISSTEC2010YT0982）

　　■7.运行截图1（UG设计图集中管理）

　　SafeShare 可以管理所有 3D CAD 图纸，包括 UG、Proe、catia、Inventor、SolidEdge、Solidworks 等——这是高端 PDM 无法做到的。

　　■8.运行截图3（ProE设计图集中管理）

　　SafeShare 可以控制终端用户远程浏览和批注（反馈）服务器上的文件。文件全程不落地，可禁止截图，确保安全对外发布（如车间、流水线、外包公司等）文件信息。

　　■9.运行截图3（服务器文件安全编辑过程）

　　SafeShare 可以保证服务器文件的安全。即使是文件的授权用户（查看、编辑等）也不能泄露文件和内容。